Ungdomsbedrift

Innkjøp og produksjon

Når dere skal produsere eller lage et produkt så må dere vurdere hvilke råvarer dere har behov for. En råvare er et råstoff eller et utgangsmateriale for en ferdig vare.

Viktige spørsmål dere bør stille er:

  • Hvilke råvarer trenger vi? Hvilken leverandør (selger) skal vi kjøpe råvarene av?
  • Hva koster råvarene? (Husk å få med alle kostnadene)
  • Når må råvarene være innkjøpt?
  • Hvem er ansvarlig for innkjøp av råvarer?
  • Hvordan skal vi betale for råvarene (kontantkjøp, nettbank osv)?

Leverandører

Det er viktig å undersøke og hente inn tilbud fra flere potensielle leverandører slik at dere kan sammenligne tilbudene og ta riktige beslutninger. Kontakt flere leverandører og bestill prisliste og eventuelt vareprøver. Be de ulike leverandørene om skriftlig tilbud der pris, kvalitet, leveransevilkår, betalingsvilkår, minstebestilling og service inngår. Vurder og sammenlign tilbudene leverandørene gir.

Prisen er en svært viktig faktor hvis råvaren er enkel og standardisert. Kontroller at råvarene virkelig er sammenlignbare (lik kvalitet, like egenskaper). En lav pris kan kanskje også bety lav kvalitet. En del leverandører leverer ikke i små kvanta. Vær nøye med ikke å bestille for mye. Dere skal rekke å selge alt før ungdomsbedriften avvikles. Det kan være lurt å prøve å få leverandøren til å gjøre et unntak og levere et mindre antall enn hva som er vanlig minstelevering. Husk også på at ungdomsbedriften ikke kan ta opp lån/leverandørgjeld som er større enn det beløpet dere til enhver tid har på konto/i andelskapital.

Leveransevilkår

Leveransevilkårene forteller hvem av avtalepartnerne, selger eller kjøper, som skal stå for fraktkostnader og forsikring i forbindelse med transporten av bestilte varer. Glem ikke å legge inn kostnad for råvarefrakt i prisen på det ferdige produktet.

Når dere har valgt en leverandør, så er det viktig at en person i bedriften er ansvarlig for å kontrollere råvarekjøpet. Når råvarene ankommer er det viktig at den som har ansvaret for råvarene sjekker om dere har fått de råvarene dere bestilte:

  • Er mengden av råvarene riktig?
  • Er råvarenes kvalitet som forventet?
  • Kostet råvarene det de skulle?

Den personen som har ansvaret for innkjøp av råvarer (ofte produksjonsansvarlig/-sjef) sørger for at ungdomsbedriften får kvittering(er) for råvareinnkjøpet, og leverer kvitteringen(e) til økonomisjefen som fører regnskap og arkiverer bilagene.

Produksjon

Produksjon og verdiskapning er nødvendig for at folk skal ha noe å leve av. Vi tenker kanskje vanligvis på en industribedrift når vi snakker om produksjon, men det foregår også produksjon når vi går på kino, tar bussen eller trekker en tann hos tannlegen. Når du tar bussen, mottar du ikke en vare, men en tjeneste mot at du betaler bussbillett. Busselskapet driver produksjon, gjennom at det produseres en tjeneste ved å frakte folk fra et sted til et annet. Et annet ord for produksjon er verdiskapning.

Når dere skal produsere noe i bedriften så er det flere områder som blir berørt.

Produksjon krever samarbeid

Produksjonsansvarlig må ha god kontakt med de i gruppa som jobber med markedsføring, salg og økonomi. Markedsføringsansvarlig registrerer kundenes behov og gir beskjed om i hvilken grad de behøver tilpasning av produktene til markedet eller om produktene må byttes ut. Salgsansvarlig rapporterer etter hvert om hvordan salget går. Dette er med på å bestemme produksjonstakten. Den som har ansvaret for økonomien i bedriften lager kalkyler og rapporter som viser om produksjonen er lønnsom eller ikke.

Produksjonsprosessen

Dere bør tenke gjennom noen sentrale spørsmål før dere setter i gang produksjonen:

  • Hvilke arbeidsoperasjoner inngår i produksjonen?
  • Hvor lang tid tar hver arbeidsoperasjon?
  • Hvordan skal hver arbeidsoperasjon utføres (lager bedriften egen arbeidsbeskrivelse)?
  • Hvor skal produksjonen foregå (på skolen, hjemme, i leide lokaler, hos en produsent)?
  • Hvor mange kan delta i produksjonen?
  • Hvor mange produkter kan lages om gangen?
  • Hvem skal produsere? Skal dere gjøre det selv, eller skal dere få andre til å produsere for dere?

Produksjonsplan

Dere bør være klar over at et for stort lager binder opp unødig mye kapital og et for lite lager kan forårsake produksjonsstopp p.g.a. råvaremangel. Derfor må dere lage en plan over produksjonen. Hvis det tar lang tid å sette i gang produksjonen, er det viktig å prøve å produsere en større mengde om gangen. Ellers kan dere komme til å bruke mer tid til klargjøring enn til produksjon. Hold orden på verktøy og materialer, slik at det ikke blir avbrudd i produksjonen. Pass på at det finnes tilstrekkelig med råvarer når dere starter produksjonen.

Gjennomfør kvalitetskontroll

Lag et system med kvalitetstester i produksjonsprosessen, slik at det ferdige produktet oppfyller bedriftens kvalitetskrav.

Viktige spørsmål som bedriften bør stille seg og kontrollere er:

  • Holdbarhet: Er varen holdbar?
  • Sikkerhet: Er varen sikker for kunden?
  • Utseende: Hvordan er utseendet?
  • Funksjon: Fungerer varen slik den skal? Test varen før den pakkes og leveres/sendes til kunden.

Svinn og tyveri

Alle bedrifter opplever noe svinn. Det er fornuftig å diskutere svinn før dere opplever det. Det kan være varer som må kasseres eller at varen ikke holder kvalitetskravene. Det kan også være varer som blir foreldet og må kasseres av den grunn. Svinn kan også skyldes tyveri, av ansatte eller utenforstående. Dere kan redusere svinnet ved hjelp av gode rutiner, kontroll og informasjon. Tenk gjennom hvordan og hvor dere oppbevarer varer og verktøy, slik at risikoen for ødeleggelse eller tyveri minimaliseres.

 

Alle bedrifter som har kontroll over produksjonen fra A til Å legger et godt grunnlag for suksess!