Ungdomsbedrift

Regnskap

Økonomien i en bedrift er viktig. En bedrift har lyst til å tjene, ikke tape penger.

Ungdomsbedrifter skal føre et forenklet regnskap etter samme prinsipper som for ordinære bedrifter. Alle bedrifter har plikt til å føre regnskap.

Et regnskap som er oppdatert gir god styring og oversikt. Regnskapet gir for eksempel svar på om dere har nok penger til å betale regningene som forfaller, om kundene har betalt, og om dere går med overskudd eller underskudd.

Den viktigste oppgaven for økonomiansvarlig er bokføring. Hver krone som går inn eller ut av ungdomsbedriften skal bokføres. Økonomiansvarlig er avhengig av å få tall og bilag (f.eks. kvitteringer) fra de andre i ungdomsbedriften. Bedriftens økonomi forandres hele tiden og økonomiansvarlig skal alltid ha oversikt.

Når alle de økonomiske transaksjoner er bokført, kan økonomien oppsummeres i et resultatregnskap og en balanse. Vi sier at vi avslutter regnskapet. Ordinære bedrifter gjør dette vanligvis ved årsskiftet (31.12). Ungdomsbedrifter bør gjøre dette samtidig med at dere skriver delårsrapport og årsrapport på slutten av skoleåret.

Dere kan velge å føre regnskapet for ungdomsbedriften ved hjelp av manuell regnskapsføring eller et elektronisk regnskapssystem. Manuell regnskapsføring kjennetegnes av manuelle føringer og oppbevaring av bilag i permer. I et elektronisk i regnskapssystem føres regnskapet elektronisk.

Regnskapskurs for økonomiansvarlig

UE anbefaler at økonomiansvarlig i ungdomsbedriften lærer seg de grunnleggende prinsippene for regnskapsføring uavhenig av om dere velger manuell eller elektronisk regnskapsføring. Skatteetaten og Samarbeid mot svart økonomi (SMSØ) tilbyr "Spleiselaget regnskap" som er et kurs for økonomiansvarlig i ungdomsbedriften.

Ta kontakt med UE i ditt fylke for mer informasjon om tid og sted for regnskapskurs.

Kurset består av to moduler: forarbeid og et kurs.

Forarbeid

Forarbeid før kurset - her finner du en PowerPoint som du må gå gjennom før du deltar på kurset. PowerPointen inneholder bla. filmer og noen oppgaver som du må gjøre. Forarbeidet tar 30-40 minutter.

Regnskapskurset

Regnskapskurset varer i 2,5 timer (tre skoletimer). Det forutsettes at deltakerne har gjort forarbeidet før kursstart. Ta med egen PC til kurset.

Spleiselaget regnskap - her finner du alt av materiell som gjennomgås på kurset.

 

Visma eAccounting - elektronisk regnskap

Visma tilbyr alle ungdomsbedrifter gratis programvarepakke som inneholder Visma eAccounting og Visma webshop. 

Visma eAccounting er et nettbasert regnskaps- og fakturaprogram. Ved å bruke dette programmet kan ungdomsbedriften få muligheten til å lære seg regnskapsføring i et ekte regnskapsprogram, samt få muligheten til å ha et elektronisk regnskap ved hjelp av bilde- og skanningfunksjonene i systemet. Visma eAccounting brukes daglig av ordinære bedrifter.

I Visma Webshop kan dere enkelt sette opp hjemmeside og nettbutikk.

 

Bestill gratis programvarepakke fra Visma

 

Ungdomsbedriften må være registrert med organisasjonsnummer i Brønnøysund og ha opprettet bankkonto (med IBAN-nummer som fås i banken) for å bestille eAccounting.

Ta en titt på denne videoen som viser hva eAccounting er.

I Visma Mamut Community finner dere blant annet en steg-for-steg oppskrift og instruksjonsvideoer for hvordan dere kan komme i gang med eAccounting og Webshop. I brukerforumet kan dere stille spørsmål og få svar fra Visma om det er noe dere lurer på. 

Manuell regnskapsføring

I høyremenyen finner dere et regnskapsprogram som kan brukes ved manuell føring. Skatteetaten og Samarbeid mot svart økonomi (SMSØ) har utviklet regnskapsprogrammet.

Skatteetaten og Samarbeid mot svart økonomi benytter i BOKS huskeregelen for et godt regnskap:

  • Bilagshåndtering: Er det ordentlige og fullstendige bilag for alle inntekter og utgifter?
    Bilag kan være kvitteringer fra varekjøp, kontoutskrifter, kopi av kvitteringer som dere gir til deres kunder når dere selger produktene deres og ellers alle bevis på at det har skjedd noe i bedriften som har med penger å gjøre. Bilagene er bevis på alt som har skjedd med bedriftens økonomi. Det er økonomiansvarlig som har ansvar for å samle på alle bilagene.
  • Oversiktlig: Er det en god henvisning mellom bilag og regnskap og er bilagene samlet på en ordentlig måte?
    Bilagene må bokføres i en kassedagbok (enten en bok eller et excel-ark). Økonomiansvarlig må nummerere bilagene, bokføre dem og lagre dem i en perm i datorekkefølge.
  • Kasse- og kontantregistrering: Er det et godt system for registrering av kontantsalg og god orden med inntak og uttak av kasse?
    Skriv ut kvittering til kunden ved kontantsalg. Dere må beholde og arkivere en kopi av kundens kvittering. Dersom det er upraktisk å skrive kvittering (mange salg på små beløp), kan dere dokumentere kontantsalg fortløpende i innbundet bok. Dere må også ha god oversikt over inntak og uttak av kassen. Unngå at penger som er tjent i ungdomsbedriften flyter rundt i private lommebøker og blander seg med privat forbruk.
  • Sluttregnskap: Er det laget en ordentlig resultatoppstilling og balanse?
    Resultatoppstillingen er en oversikt over bedriftens inntekter og kostnader og viser periodens overskudd eller underskudd. Det er lurt å bestemme hvor ofte økonomiansvarlig skal legge fram driftsregnskapet og informere om ungdomsbedriftens økonomiske resultater så langt.

Omsetningsgrense

Ungdomsbedrifter som er tilsluttet Ungt Entreprenørskap anses å falle inn under definisjonen av veldedige og allmennyttige institusjoner.

Reglene er:

  • Omsetningsgrensen for en ungdomsbedrift er kr. 140 000 i bedriftens levetid.
  • Det skal ikke beregnes skatt eller merverdiavgift av omsetningen i en ungdomsbedrift som holder seg innenfor omsetningsgrensen.
  • Dersom ungdomsbedriften omsetter for mer enn kr. 140 000 vil den kunne bli registreringspliktig for merverdiavgift og skattepliktig for overskuddet. I slike tilfeller må bedriften få veiledning av Skatteetaten. Henvend dere til UE fylke når omsetningen passerer kr. 100 000, så vil UE fylke hjelpe dere med å komme i kontakt med Skatteetaten.

Hva er omsetning?

Omsetningen i en ungdomsbedrift består av alle inntektene som UB-en har i løpet av sin levetid:

  • Inntekter fra salg av varer/tjenester er en del av omsetningen.
  • Alle annonseinntekter og sponsorinntekter er en del av omsetningen. Dette er en inntekt for UB-en mot en gjenytelse. Eksempler på gjenytelser er at UB-en profilerer og/eller omtaler personen/bedriften (som sponser UB-en) på nettsider, i sosiale medier, i informasjonsmateriell, i presentasjoner, på emballasje, på stand etc.

Premiepenger er ikke en del av omsetningen til en UB, så lenge premien er uten noen form for gjenytelse.

Lønn

Ungdomsbedriften kan utbetale 10.000 kroner per person/elev i lønn per kalenderår. Ungdomsbedriften skal da ikke gjennomføre forskuddstrekk av lønn. Lønn utbetales mot kvittering/lønnsslipp. Dersom ungdomsbedriften utbetaler mer i lønn, skal hele beløpet innberettes (rapporteres) til skattemyndighetene.

Innberetting av lønn gjøres via Forenklet a-melding A05. Forenklet a-melding er tilgjengelig HER

For studiereiser som har en faglig relevans til ungdomsbedriftens virksomhet vil kostnadene kunne anses tilknyttet driften av UBen. Reiser av mer feriemessig art likestilles som et arbeidsvederlag (lønn).

Dersom ungdomsbedriften skal utbetale lønn på mer enn 10.000 kroner per person/elev, må ungdomsbedriften skaffe elektronisk skattekort til de aktuelle personene/elevene. Ungdomsbedriften har ikke anledning til å laste ned skattekort, det må ansvarlig lærer gjøre for dere. Bestill elektronisk skattekort HER.

Kvitteringsblokk

Når dere selger et produkt skal kunden ha en kvittering. Det er viktig at ungdomsbedriften kjøper en kvitteringsblokk. Kvitteringsblokken skal være forhåndsnummerert og ha gjennomslag slik at dere kan beholde en kopi til eget regnskap.

Moms

Ungdomsbedrifter som er registrert i Ungt Entreprenørskap, kan ha en omsetning på kr. 140 000 i bedriftens levetid uten å betale merverdiavgift (mva/moms). Det innebærer at dere betaler moms for alt varekjøp (som vanlige privatpersoner), men dere slipper å selge varer/tjenester med moms. Dette sparer dere for mye regnskapsarbeid og mva-registrering, og gjør at dere kan gi kundene en billigere pris.